Những kết quả bước đầu trong triển khai quy trình giao dịch một cửa

Có thể nói, sau gần 8 năm thực hiện quy trình giao dịch một cửa trong kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước (NSNN) qua hệ thống Kho bạc tại Quyết định 1116/QĐ-KBNN ngày 24/11/2009, Kho bạc Nhà nước (KBNN) đã đảm bảo các yêu cầu về chi trả, thanh khoản kịp thời cho các đơn vị thụ hưởng ngân sách, góp phần cải cách hành chính, tạo sự minh bạch trong kiểm soát chi.

Đáng chú ý, quy trình này đã nhận được sự đồng thuận cao và sự hài lòng của các khách hàng. Khách hàng gửi hồ sơ thanh toán và nhận kết quả tại một đầu mối, công việc được giải quyết nhanh chóng, thuận tiện vì chỉ phải đến 1 nơi để làm thủ tục thanh toán thay vì phải đến nhiều bộ phận nước trước đây, nên đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Thủ tục hồ sơ và thời hạn giải quyết đối với từng loại nghiệp vụ kiểm soát chi NSNN được công khai tại sảnh giao dịch để khách hàng biết và thuận tiện tra cứu.

Khách hàng biết rõ từng loại hồ sơ, tài liệu cần cung cấp, chủ động được thời gian thanh toán cho các đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Qua đó, nâng cao ý thức trách nhiệm của đơn vị sử dụng ngân sách, tăng cường công tác cải cách hành chính trên lĩnh vực tài chính công, tạo điều kiện thúc đẩy phát triển kinh tế xã hội của địa phương.

Quan trọng hơn, thông qua quy trình giao dịch một cửa, trách nhiệm của công chức KBNN được nâng cao thông qua việc hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ, kiểm tra sự đầy đủ, tính hợp pháp, hợp lệ, hợp lý của hồ sơ, có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận nghiệp vụ. Trường hợp hồ sơ chưa đúng, chưa đảm bảo sẽ thông báo cho khách hàng biết để bổ  sung, hoàn thành thông qua “Thông báo từ chối thanh toán”.

Bên cạnh đó, quy trình giao dịch một cửa còn là cơ sở để lãnh đạo các đơn vị KBNN kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện nhiệm vụ của công chức tại đơn vị mình để kịp thời chấn chỉnh, xử lý những vướng mắc phát sinh. Thời hạn giải quyết công việc được tính từ thời điểm công chức kiểm soát chi nhận đầy đủ hồ sơ, chứng từ theo quy định đến khi xử lý thanh toán xong cho khách hàng, bao gồm các bước nhận hồ sơ, kiểm soát hồ sơ, hạch toán, trình lãnh đạo duyệt, chuyển tiền bằng chuyển khoản hoặc chi tiền mặt cho khách hàng.

Tuy nhiên, trong quá trình tổ chức thực hiện quy trình giao dịch một cửa vẫn còn một số hạn chế. Cụ thể, thời gian giao dịch trên một chứng từ tiền mặt có khi mất trên 60 phút khi lượng khách giao dịch nhiều; Một đơn vị cùng lúc rút nhiều chứng từ, chương trình kế toán chưa ổn định, việc nhập một chứng từ qua nhiều bước, nhiều thao tác; Các chế độ chính sách liên quan đến công tác kiểm soát chi  NSNN thường xuyên thay đổi.

Khi cán bộ kho bạc làm quy trình giao dịch một cửa phải nắm rõ các lĩnh vực trong kiểm soát chi thì mới đảm bảo giải đáp, hướng dẫn cho khách hàng thực hiện đúng quy định. Đây thực sự là một rào cản lớn vì mỗi ngành, mỗi lĩnh vực đều có những đặc thù riêng, cơ chế riêng.

Hơn nữa, tại văn phòng KBNN tỉnh, thành phố khi bố trí một vài cán bộ tiếp nhận hồ sơ dễ bị ách tắc công việc vào các ngày cao điểm như đầu tháng, cuối tháng, cuối năm… dẫn đến trường hợp khách hàng phải chờ đợi lâu, cán bộ kiểm soát không chặt chẽ, chất lượng không cao. Trong quá trình kiểm soát của kế toán chi, nếu có vướng mắc hoặc chưa rõ thì khó liên hệ được với khách hàng do công chức một cửa là người nhận hồ sơ…

Nâng cao chất lượng, hiệu quả quy trình giao dịch một cửa

Để khắc phục những tồn tại, hạn chế trên và nâng cao chất lượng quy trình giao dịch một cửa cần thực hiện một số giải pháp sau:

Thứ nhất, xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ một cửa và thông tin khách hàng trong hệ thống KBNN nhằm đáp ứng các yêu cầu như: Tạo điều kiện thuận lợi hơn trong công tác nhận hồ sơ và trả kết quả, lưu trữ, theo dõi hồ sơ một cách có hệ thống; Nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, tăng năng suất lao động, giảm thời gian xử lý hồ sơ; Tra cứu, tìm kiếm nhanh và kịp thời; Phục vụ theo dõi quy trình luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận nghiệp vụ trên mạng, đáp ứng yêu cầu thống kê, thực hiện các báo cáo trong bộ thủ tục ISO 9001: 2008, theo dõi hoạt động mở và sử dụng tài khoản, theo dõi và thống kê thông tin khách hàng, theo dõi công tác đối chiếu số liệu, quản lý mẫu chữ ký, hồ sơ mở và sử dụng tài khoản..

Thứ hai, nâng cao hơn nữa vai trò và trách nhiệm của công chức giao dịch một cửa trong kiểm soát chi thường xuyên NSNN; thường xuyên cập nhật các chế độ, chính sách tiêu chuẩn, định mức để việc kiểm soát chi đúng quy định. Hoàn thiện chường trình TABMIS để việc nhập và xử lý chứng từ nhanh chóng, hiện đại hóa, đa dạng hóa các phương thức thanh toán với các ngân hàng thương mại.

Thứ ba, cần lượng hóa một công chức kiểm soát bao nhiêu đơn vị giao dịch để công tác kiểm soát chi đạt kết quả cao, đảm bảo an toàn việc quản lý NSNN và đúng thời gian. Đồng thời, thực hiện cơ chế “một cửa” theo mô hình chuyên quản đơn vị: Phân công công chức nhận và giải quyết hồ sơ cho một đơn vị sử dụng ngân sách với nhiều tài khoản thì chỉ giao dịch với một công chức của kho bạc.

Thứ tư, quy định thời gian cho từng nghiệp vụ rõ ràng để dễ thực hiện cũng như kiểm tra, giám sát. Tuy nhiên, cũng nên linh hoạt hơn để tránh áp lực vào những thời điểm đầu tháng, cuối tháng, cuối năm; Đơn giản hơn nữa quy trình kiểm soát chi một cửa theo hướng rút ngắn các bước của quy trình và giao trách nhiệm cho đơn vị sử dụng ngân sách, còn KBNN là đơn vị kiểm soát theo quy chế chi tiêu của đơn vị.

Thứ năm, quy định rõ những loại hồ sơ chứng từ kiểm soát chi thường xuyên nào KBNN phải thực hiện thủ tục giao nhận để giảm tải khối lượng công việc của công chức kiểm soát chi. Tùy điều kiện cụ thể của từng đơn vị kho bạc có thể vận dụng bỏ qua một số bước của quy trình nhưng vẫn đảm bảo an toàn tiền và tài sản trogn quá trình kiểm soát, thanh toán.

Thứ sáu,hoàn thiện và triển khai diện rộng chương trình dịch vụ công trực tuyến theo Quyết định số 2704/QĐ-BTC ngày 17/12/2015 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc thí điểm thủ tục giao dịch điện tử đối với dịch vụ công trên Cổng thông tin KBNN.

Thứ bảy, tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin để tạo chuyển biến mạnh mẽ trong năm 2017 và những năm tiếp theo. Theo đó, hệ thống Kho bạc cần tiếp tục rà soát, xây dựng phương án đơn giản hóa thủ tục hành chính liên quan đến chi đầu tư phát triển và chi thường xuyên cho các hoạt động sự nghiệp. Thực hiện công khai, minh bạch về thủ tục hành chính để doanh nghiệp và người dân dễ tiếp cận và giám sát việc thực hiện. Tăng cường kiểm tra, kiểm soát thủ tục hành chính tại các cơ quan đơn vị trong ngành Kho bạc; Phát hiện và xử lý nghiêm cán bộ công chức có hành vi nhũng nhiễu, tiêu cực trong giải quyết thủ tục hành chính.

Thứ tám, trong Chiến lược phát triển KBNN đến năm 2020 cũng đã đặt ra nhiệm vụ thống nhất quy trình và đầu mối kiểm soát các khoản chi của NSNN, bao gồm các khoản chi từ nguồn vốn trong nước, nguồn vốn nước ngoài, các khoản chi NSNN phát sinh ở trong và ngoài nước. Tiếp tục cải cách thủ tục hành chính trong công tác kiểm soát chi, bảo đảm đơn giản, rõ ràng, minh bạch về hồ sơ, chứng từ, nội dung kiểm soát, tiến tới thực hiện quy trình kiểm soát chi điện tử.