Đặt vấn đề

Các doanh nghiệp (DN) kinh doanh và các tổ chức dịch vụ công là cơ quan của xã hội không tồn tại vì lợi ích riêng của đơn vị mà thực hiện một mục đích chung của xã hội, cụ thể là thỏa mãn nhu cầu của xã hội và của cộng đồng. Để đạt được các mục tiêu trên, các nhà quản lý của các tổ chức này phải lập kế hoạch, kiểm soát và đưa ra các quyết định phù hợp trong việc sử dụng các nguồn lực được giao. Một yếu tố quan trọng của việc ra quyết định hiệu quả là dựa trên thông tin đáng tin cậy. Điều này có thể đạt được bằng cách sử dụng phương pháp ABC.

Phương pháp ABC có thể thay đổi toàn diện cách thức những nhà quản lý ra quyết định về cơ cấu sản phẩm, giá cả sản phẩm và đánh giá công nghệ mới. Phương pháp ABC được đánh giá là mang lại nhiều hiệu quả trong hai tình huống: Các tổ chức có chi phí gián tiếp và chi phí hỗ trợ lớn và các tổ chức có nhiều sản phẩm, khách hàng và quy trình. Đồng thời, phương pháp ABC được đánh giá là phù hợp để áp dụng vào các trường cao đẳng, đại học công lập vì việc ứng dụng phương pháp ABC sẽ giúp (i) Cung cấp đầy đủ thông tin chi phí; (ii) Phân phối tốt hơn các nguồn lực khan hiếm; (iii) Kết hợp khóa học và chương trình tốt hơn; (iv) Kiểm soát chi phí tốt hơn.

Hiện nay, nhiều trường cao đẳng, đại học công lập tự chủ tài chính đang chịu áp lực lớn để tìm cách thay thế nguồn tài trợ cho các hoạt động của đơn vị. Để đưa ra thông tin chi phí chính xác cho các kết quả đầu ra của trường đại học không còn là lựa chọn nữa mà là một điều cần thiết. Phương pháp ABC được thiết kế để khắc phục sự thiếu sót của các hệ thống chi phí truyền thống. Mục đích ban đầu của phương pháp ABC là, cung cấp phân bổ chi phí hợp lý và chính xác. Theo đó, phương pháp ABC tập trung sự chú ý vào chi phí gián tiếp để xác định cách thích hợp nhất để phân bổ chi phí gián tiếp cho các đối tượng chi phí.

Vì ở các trường đại học, mọi chi phí đều là chi phí gián tiếp, đó là lý do cho việc triển khai phương pháp ABC. Bên cạnh đó, phương pháp ABC cải thiện khả năng trình bày thông tin, cho phép nhà quản lý các trường CĐ,ĐHCL hiểu được mối liên hệ giữa chi phí và hoạt động. Đồng thời, xác định được các hoạt động tạo ra giá trị gia tăng và các hoạt động không gia tăng giá trị. Thế nên, phương pháp này cũng cung cấp thông tin chi phí chính xác hơn để giúp ban quản lý đưa ra quyết định sáng suốt hơn.

Vận dụng phương pháp ABC tại các trường cao đẳng, đại học công lập

Phương pháp kế toán chi phí dựa trên hoạt động (phương pháp ABC) là công cụ quản trị dựa trên hoạt động. Trước hết, chi phí được phân bổ cho các hoạt động, sau đó sẽ phân bổ cho từng sản phẩm, dịch vụ dựa trên các hoạt động mà sản phẩm hay dịch vụ này đã tiêu dùng. Phương pháp ABC cung cấp thông tin về hoạt động và nguồn lực cần thiết để thực hiện chúng.

Vì thế, phương pháp ABC không chỉ đơn thuần là quá trình phân bổ chi phí mà còn làm thay đổi tư duy nhà quản lý từ chỗ cắt giảm chi phí sang nâng cao giá trị DN. Phương pháp ABC khắc phục được những nhược điểm của phương pháp tính giá thành theo hệ thống. Nó được xem là một công cụ quản lý chi phí chiến lược, giúp DN xác định hoạt động nào tạo ra giá trị, hoạt động nào không tạo ra giá trị để từ đó không ngừng cải tiến quá trình kinh doanh nhằm hạ giá thành sản phẩm, nâng cao khả năng cạnh tranh của DN.

Xuất phát từ nhược điểm của các phương pháp xác định chi phí truyền thống là, việc phân bổ chi phí gián tiếp dựa trên tiêu thức chưa hợp lý dẫn đến việc xác định giá thành dịch vụ thiếu chính xác. Do vậy, phương pháp xác định chi phí dựa trên dựa trên cơ sở hoạt động, phân bổ chi phí gián tiếp được đánh giá là hợp lý hơn và chi phí gián tiếp được phân bổ chính xác hơn. Theo phương pháp ABC, các chi phí được tập hợp theo từng loại hoạt động rồi phân bổ cho các sản phẩm, dịch vụ, đơn hàng theo mối quan hệ giữa các hoạt động với việc tạo ra sản phẩm, dịch vụ theo các yếu tố dẫn dắt chi phí. Bên cạnh đó, thông qua việc xác định chi phí cho đối tượng hoạt động sẽ giúp nhà quản trị trong các trường đại học công lập thực hiện quản trị chi phí theo từng loại hoạt động.

Phân bổ chi phí theo phương pháp ABC cho các đối tượng được thực hiện thông qua hai giai đoạn:

Giai đoạn 1: Chi phí được chia vào hai hạng mục. Hạng mục thứ nhất là tổ hợp chi phí hoạt động, đơn vị tích lũy chi phí cơ bản nhất trong các trường cao đẳng, đại học công lập (ví dụ: Tín chỉ, khóa học). Hạng mục thứ hai là các yếu tố dẫn dắt chi phí, các nhân tố quyết định nguồn lực sẽ được phân bổ vào đâu (ví dụ: Số lượng sinh viên).

Giai đoạn 2: Các chi phí được tích lũy trong tổ hợp chi phí hoạt động (cách thức đo lường mức nhu cầu đối với các hoạt động dựa trên đối tượng chi phí như số bài được chấm).

- Xác định đối tượng chi phí: Đối tượng chi phí trong các đơn vị kinh doanh dịch vụ đào tạo chính là một suất đào tạo theo từng ngành nghề cụ thể hay từng bậc học cụ thể.

- Xác định các hoạt động: Các hoạt động chính là nơi tạo ra chi phí cho đào tạo như hoạt động xây dựng chương trình cho một ngành đào tạo cụ thể, hoạt động hỗ trợ giảng đường….

- Phân bổ chi phí từ các hoạt động cho các đối tượng chịu chi phí, cần chọn tiêu thức đại diện cho chi phí hoạt động để phân bổ.

Trong phương pháp ABC có sự kết nối giữa các yếu tố chi phí, hoạt động, nguồn lực và sản phẩm đầu ra

- Chi phí: Là các khoản chi được phân ra thành chi phí sản xuất và chi phí thời kỳ. Chi phí sản xuất bao gồm chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp. Chi phí trong các trường cao đẳng, đại học công lập có thể được chia thành chi phí giảng dạy (là chi phí trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan đến việc giảng dạy) và chi phí phi giảng dạy (là chi phí được phân bổ theo tiêu thức phù hợp như số sinh viên, số giờ).

- Nguồn lực sử dụng: Là các khoản mà nhà trường phải chi trả như tiền lương; Tiền điện, nước; Khấu hao tài sản cố định và các dịch vụ mua ngoài khác.

Lợi ích của phương pháp ABC đã được biết đến khá nhiều và được đánh giá như là một sự đổi mới về cách thức quản lý và kế toán chi phí hiện đại, được sử dụng để liên kết hiệu quả hoạt động và hiệu quả tài chính tại đơn vị. Theo phương pháp ABC sẽ xác định những hoạt động nào liên quan đến bộ phận, phòng, ban nào và và những hoạt động đó ảnh hưởng đến việc tạo ra doanh thu cùng việc sử dụng các nguồn lực như thế nào. Ngoài ra, phương pháp ABC còn giúp tập trung sự chú ý của tổ chức vào việc cải thiện những hoạt động phát sinh nhiều chi phí. Ngoài ra, phương pháp ABC cung cấp thông tin chính xác và hữu ích hơn đáng kể so với kế toán chi phí truyền thống. Việc sử dụng phương pháp ABC cải thiện cái nhìn sâu sắc về nguyên nhân của chi phí; Cung cấp kiểm soát chi phí và quản lý chi phí tốt hơn; Giúp hiểu rõ hơn về cơ hội giảm chi phí; Cải thiện việc ra quyết định quản lý; Cung cấp thông tin chính xác hơn về sản phẩm và giá cả của sản phẩm hoặc dịch vụ. Các nhà quản lý cũng đồng ý rằng, việc sử dụng phương pháp ABC cải thiện hiệu quả tài chính, nhất là trong khu vực công (KVC). Việc sử dụng phương pháp ABC khuyến khích các tổ chức KVC cung cấp cho người ra quyết định với dữ liệu chi phí và thông tin có giá trị. Dữ liệu chi phí có thể có ý nghĩa bởi vì chúng sẽ cung cấp cho người ra quyết định cơ hội tạo ra các lựa chọn tối ưu về cách phân bổ các nguồn lực một cách hợp lý. Cuối cùng, dữ liệu được cung cấp thông qua áp dụng phương pháp ABC, sẽ cho phép các nhà hoạch định ra quyết định sắp xếp và tái cấu trúc các hoạt động và quy trình để đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu quả. Đối với các cao đẳng, đại học công lập, cơ quan chính phủ và các tổ chức phi lợi nhuận và KVC có thể cải thiện quản lý tài chính của đơn vị thông qua áp dụng chi phí dựa trên hoạt động.

Thách thức đặt ra

Mục tiêu của phương pháp ABC phù hợp với mục tiêu của các tổ chức, văn hóa, giáo dục và chiến lược của công ty. Tuy nhiên, thiếu nguồn nhân lực thực hiện và người quản lý được xem là một trở ngại cho thành công trong việc vận dụng phương pháp ABC.

Khi áp dụng phương pháp ABC tại các đơn vị công lập thì các yếu tố như đào tạo, chi phí thực hiện cao, nếu thiếu sự hỗ trợ từ phần mềm và các yêu cầu về dữ liệu và sự hợp tác giữa các phòng ban là những cản trở cho việc thực hiện thành công phương pháp ABC.

Một số nghiên cứu đã kiểm tra các yếu tố quyết định và rào cản đối với việc áp dụng phương pháp ABC đó là chi phí cao khi vận dụng phương pháp ABC; rất cần sự hỗ trợ từ những nhà quản lý hàng đầu; sự hợp tác và cam kết giữa các phòng ban; kiến thức liên quan đến phương pháp ABC; chiến lược doanh nghiệp, tư vấn bên ngoài...

Một số giải pháp đề xuất

Đổi mới cơ chế quản lý tài chính đối với giáo dục cao đẳng, đại học công lập theo hướng tăng cường tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm tại các trường là phù hợp với xu thế quốc tế và định hướng của Đảng và Nhà nước ta trong thời gian qua. Trong xu hướng chuyển sang cơ chế tự chủ, vấn đề khai thác nguồn tài chính và sử dụng có hiệu quả nguồn tài chính phục vụ cho hoạt động của các trường cao đẳng, đại học công lập đóng vai trò rất quan trọng.

Tự chủ tài chính ở mức độ cao giúp cho các trường gia tăng nguồn thu và sử dụng nguồn vốn huy động, đáp ứng nhu cầu chi tiêu một cách hiệu quả đối với hoạt động của trường. Do chi phí giáo dục đại học không ngừng tăng lên, tiếp theo là nhu cầu ngày càng tăng về chất lượng - cả về giáo dục đào tạo và nghiên cứu, đồng thời phải theo dõi và kiểm soát chi phí một cách thích hợp nên việc áp dụng phương pháp ABC được đánh giá là cần thiết. Vì thế, để có thể vận dụng một cách hiệu quả phương pháp này, các trường cao đẳng, đại học công lập tự chủ tài chính cần quan tâm đến những nội dung sau:

Thứ nhất, sự hợp tác giữa các bộ phận, các nhóm làm việc.

Để áp dụng thành công phương pháp ABC đòi hỏi phải có sự hợp tác giữa các phòng ban trong đơn vị cũng như tinh thần làm việc nhóm vì sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, các nhóm làm việc góp phần thúc đẩy sự thành công khi áp dụng phương pháp ABC. Như vậy, để ứng dụng được ABC, đơn vị cần có sự hợp tác và ủng hộ từ tất cả các bộ phận trong tổ chức. Đây cũng chính là vấn đề thuộc về cơ cấu tổ chức cũng như văn hóa trong đơn vị.

Thứ hai, về nguồn nhân lực.

Phương pháp ABC không phải là một mô hình cứng nhắc, trong quá trình ứng dụng cũng có sự thay đổi về mối quan hệ của các tiêu thức phân bổ chi phí, các trung tâm chi phí vì vậy đòi hỏi người sử dụng phải có kiến thức sâu về phương pháp ABC và kiến thức về kế toán quản trị. Do đó, việc đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ trong đơn vị là một nội dung cần được quan tâm.

Thứ ba, thay đổi quan điểm của nhà quản lý.

Phương pháp ABC không có một tiêu chuẩn nào cho mỗi loại hình đơn vị, vì vậy khi áp dụng phương pháp ABC phải gắn liền với tình hình thực tế của đơn vị. Tuy nhiên, sự cạnh tranh gay gắt và thông tin đòi hỏi ngày càng đa dạng, phương phápABC cũng tồn tại một số nhược điểm nhất định. Vì vậy, đơn vị cần kết hợp phương pháp tính giá thành theo phương pháp ABC với cácphương pháp khác như phương pháp ABC kết hợp với phân tích biến phí, định phí; phương pháp ABC kết hợp với chi phí định mức; Phương pháp ABC kết hợp với BSC (BalancedScorecard).

Thứ tư, ứng dụng CNTT.

Phương pháp ABC là công cụ quan trọng cung cấp thông tin về chi phí giúp các nhà quản trị kiểm soát và nâng cao hiệu quả quản trị trong tổ chức. Hệ thống thông tin đó cần được thu thập, xử lý bằng hệ thống công nghệ hiện đại. Khi áp dụng CNTT hiện đại sẽ nâng cao cả về số lượng và chất lượng của thông tin cung cấp. Mặt khác việc xử lý, cung cấp thông tin sẽ được thực hiện đầy đủ và kịp thời hơn. Do đó, đơn vị cần khám phá và sử dụng các phần mềm kế toán thích hợp với tình hình hiện tại và đáp ứng được khả năng mở rộng và phát triển trong tương lai, phần mềm không chỉ theo dõi kế toán tài chính mà còn theo dõi được cả KTQT và đặc biệt là phải đáp ứng được yêu cầu theo dõi chi phí phát sinh theo từng hoạt động để phục vụ cho phương pháp ABC.

Tài liệu tham khảo:

1. Đoàn Ngọc Quế, Phạm Văn Dược, Huỳnh Lợi (2015), Kế toán chi phí, NXB. Kinh tế TP. Hồ Chí Minh;
2. Nguyễn Thị Minh Phương (2017), Kế toán chi phí theo hoạt động, NXB. Tài chính;
3. Garrison, Noreen& Brewer (2018), Managerial Accounting (16th Edition), McGraw-Hill Education, NY.