Một số vấn đề cơ bản về hoạt động kiểm soát nội bộ trong các tổ chức tín dụng

Đã có nhiều khái niệm được đưa ra về kiểm soát nội bộ (KSNB). Theo Ủy ban Chống gian lận khi lập Báo cáo tài chính của Hoa Kỳ - COSO (2013), KSNB là quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối.

KSNB được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu: (i) Đảm bảo sự tin cậy của báo cáo tài chính; (ii) Đảm bảo sự tuân thủ các quy định và luật pháp; (iii) Đảm bảo các hoạt động được thực hiện hiệu quả. KSNB bao gồm 5 thành phần: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát.

Luật Kế toán 2015 của Việt Nam cho rằng, “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra”.

Theo quan điểm chung được thừa nhận rộng rãi nhất hiện nay thì hệ thống KSNB là toàn bộ các chính sách, những quy định, các thủ tục kiểm soát, các bước công việc do lãnh đạo đơn vị xây dựng và áp dụng nhằm quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị đạt kết quả.

Hoạt động của hệ thống KSNB là một phần quan trọng không thể thiếu trong các tổ chức tín dụng (TCTD). Hệ thống KSNB hoạt động tín dụng của các ngân hàng được tổ chức theo quy định tại Luật Các TCTD năm 2010 và Thông tư số 44/2011/TT-NHNN ngày 29/12/2011 của Ngân hàng Nhà nước quy định về hệ thống KSNB và kiểm toán nội bộ của TCTD, chi nhánh ngân hàng nước ngoài.

Thông tư số 30/2015/TT-NHNN quy định về việc cấp giấy phép, tổ chức và hoạt động của TCTD phi ngân hàng quy định: TCTD phi ngân hàng phải có cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý, điều hành, kiểm toán nội bộ, quản lý rủi ro, hệ thống KSNB phù hợp với loại hình hoạt động theo quy định của Luật Các TCTD và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

TCTD cần phải có hệ thống KSNB để kiểm soát nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra. Hệ thống KSNB nếu hoạt động hữu hiệu sẽ đem lại cho các TCTD rất nhiều lợi ích. Nó giúp các tổ chức phòng ngừa và hạn chế được các thiệt hại, rủi ro không đáng có; ngăn chặn sớm các hành vi bất lợi cho tổ chức như gian lận, trộm cắp...; Đảm bảo được tính chính xác và liên tục của các thông tin, số liệu kế toán, tài chính, thống kê…; Tạo ra cơ chế hoạt động minh bạch, hiệu quả trong công tác điều hành, quản lý đơn vị; Đảm bảo hoạt động nghiệp vụ tuân thủ theo đúng quy định và các luật, chuẩn mực đã ban hành; Giúp đơn vị nâng cao năng lực cạnh tranh và đạt được các mục tiêu đã đề ra…

Tác động của xu hướng chuyển đổi số đến kiểm soát nội bộ trong các tổ chức tín dụng

Xu hướng chuyển đổi số đang tác động mạnh mẽ đến tất cả các ngành, nghề các lĩnh vực kinh tế - xã hội trong đó có các TCTD. Chuyển đổi số mang đến nhiều cơ hội nhưng cũng đặt ra nhiều thách thức buộc các nhà quản trị phải quan tâm. KSNB là một trong những hoạt động cơ bản và quan trọng của đơn vị, vì vậy nó cũng nằm trong tầm ảnh hưởng chung của bối cảnh tăng cường ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ và chuyển đổi số. Có thể nói, để ổn định và phát triển trong bối cảnh mới hiện nay, việc xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu cần được ưu tiên hàng đầu đối với tất cả các TCTD.

Cơ hội cho hoạt động kiểm soát nội bộ

Chuyển đổi số mang đến cho KSNB trong các TCTD nhiều cơ hội, cụ thể như sau:

Thứ nhất, chuyển đổi số đặt ra yêu cầu cho các tổ chức phải thích ứng với khoa học – công nghệ tiên tiến, hiện đại. Điều này sẽ thúc đẩy các TCTD phải đầu tư và ứng dụng công nghệ mạnh mẽ. Nhờ vào chuyển đổi số mà hệ thống công nghệ thông tin đã được ứng dụng sâu, rộng vào hầu hết các hoạt động của tổ chức trong đó có hoạt động KSNB.

Thứ hai, chuyển đổi số giúp hoạt động KSNB có cơ hội tiếp cận với nhiều phần mềm tiện ích, từ đó giúp tiết kiệm được thời gian, công sức và giảm thiểu chi phí một cách đáng kể. Thông qua việc sử dụng các trang thiết bị, chương trình, công nghệ số hiện đại, các TCTD có thể thu thập được các thông tin, dữ liệu mà trước đây rất khó khăn mới có thể thu thập được. Đồng thời, vấn đề xử lý dữ liệu, lưu trữ thông tin cũng trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Thứ ba, chuyển đổi số tác động đến nhận thức và hành động của mỗi cán bộ, nhân viên trong các TCTD khuyến khích các cá nhân nỗ lực học tập nâng cao trình độ khoa học công nghệ, ứng dụng những tiến bộ về kỹ thuật trong công tác chuyên môn, từ đó nâng cao năng suất lao động và chất lượng công việc. Những yêu cầu mới của bối cảnh chuyển đổi số chính là động lực giúp các cá nhân, tổ chức phát triển trong điều kiện nắm bắt và thay đổi kịp thời để thích nghi với công nghệ mới.

Thách thức đối với hoạt động kiểm soát nội bộ

Chuyển đổi số tạo ra nhiều cơ hội cho KSNB trong các TCTD nhưng cũng đặt ra không ít khó khăn và thách thức. Cụ thể:

Thứ nhất, chuyển đổi số đặt ra thách thức lớn về vấn đề bảo mật, trước hết là bảo mật trong thông tin của các TCTD. Điều này đòi hỏi hệ thống KSNB phải có trách nhiệm nhiều hơn đến tính an toàn và riêng tư trong thông tin kế toán, kiểm toán, tài chính của đơn vị. Chuyển đổi số với sự phát triển ngày càng tinh vi của công nghệ số sẽ làm tăng những lỗ hổng bảo mật, tạo điều kiện cho tội phạm công nghệ cao hoạt động. Điều này đặt ra thách thức cho các TCTD về vấn đề an toàn cho hệ thống thông tin, vấn đề bảo mật thông tin, về các loại tội phạm công nghệ cao, cũng như thách thức về số lượng, chất lượng, trình độ và năng lực của đội ngũ cán bộ công nghệ thông tin trong tổ chức.

Thứ hai, chuyển đổi số đặt ra thách thức đối với các TCTD trong nước là cần phải xem xét lại mô hình tổ chức để phù hợp với xu hướng quản trị thông minh… Đăc biệt, các đơn vị cần phải nghiên cứu, thay đổi cách thức hoạt động, quy trình của KSNB một cách phù hợp để đáp ứng nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao của khách hàng thời đại cách mạng số.

Thứ ba, một thách thức lớn đối với các TCTD là việc đầu tư phát triển trang thiết bị để thích ứng với tiến bộ khoa học công nghệ số. Đầu tư cho các thiết bị công nghệ sẽ giúp mang lại nhiều hiệu quả cho hoạt động KSNB, tuy nhiên, chi phí đầu tư là vấn đề đáng quan tâm.

Thứ tư, chuyển đổi số dẫn đến sự cạnh tranh lớn giữa các cá nhân, tổ chức đòi hỏi các cá nhân và đơn vị phải tích cực thay đổi, sáng tạo và có phương án phát triển tốt nếu không sẽ bị tụt lùi và loại bỏ.

Thứ năm, chuyển đổi số đặt ra yêu cầu mới về số lượng, chất lượng của cán bộ quản lý và nhân viên trong các TCTD. Để giải quyết những hạn chế về trình độ, năng lực của cán bộ, nhân viên và sắp xếp công việc cho một số lượng công nhân viên là một bài toán không hề dễ đối với các TCTD trong bối cảnh chuyển đổi số.

Giải pháp đổi mới kiểm soát nội bộ trong các tổ chức tín dụng, đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số

Chuyển đổi số mang lại nhiều cơ hội nhưng đặt ra không ít thách thức cho hoạt động KSNB trong các TCTD. Để nâng cao hiệu quả hoạt động của TCTD cần tăng cường KSNB theo hướng thích ứng với điều kiện mới. Để đáp ứng được các yêu cầu của chuyển đổi số, cần thực hiện một số giải pháp sau đây:

Thứ nhất, tăng cường ứng dụng khoa học – công nghiệp hiện đại vào KSNB, áp dụng các ứng dụng kiểm soát công nghệ mới.

Các TCTD cần đầu tư nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học công nghệ hiện đại vào KSNB nói riêng và các hoạt động của đơn vị nói chung. Cần chú trọng đầu tư, hoàn thiện kết cấu cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin để có thể hiện đại, tự động hóa hầu hết các quy trình KSNB thông qua ứng dụng công nghệ số dựa vào nền tảng công nghệ tự động hóa, kết nối đa chiều và thông minh hóa của cách mạng số.

Các TCTD cũng cần chú trọng nâng cao trình độ cho đội ngũ quản lý và nhân viên, đặc biệt là trình độ công nghệ thông tin để đáp ứng được với các thay đổi và yêu cầu cần thiết của bối cảnh chuyển đổi số. Nếu TCTD chỉ thay đổi áp dụng các ứng dụng kiểm soát công nghệ mà không đào tạo được nguồn nhân lực phù hợp để quản lý và sử dụng các công nghệ đó thì cơ chế kiểm soát sẽ không thể phát huy hiệu quả.

Thứ hai, đẩy mạnh kết hợp KSNB với quản trị.

Các TCTD cần nghiên cứu áp dụng và đẩy mạnh cơ chế nền tảng KSNB kết hợp với quản trị đơn vị để bắt kịp với xu hướng mới của thời đại. Nền tảng KSNB kết hợp quản trị đơn vị thời đại chuyển đổi số là sự tích hợp tổng thể từ hệ thống sản xuất thông minh MES (quản trị từ việc lập kế hoạch, mua sắm nguyên liệu, sản xuất, kho bãi…) đến hệ thống thương mại điện tử (E-commerce) và dịch vụ gắn kết khách hàng Loyalty… Ngoài ra, còn có hệ thống ERP quản trị tài chính, nhân sự và các hệ thống phụ trợ khác như giám sát an ninh, kiểm soát ra vào nhà xưởng, kiểm soát bãi xe, quản lý suất ăn/căn tin, chấm công…

Việc tăng cường kết hợp KSNB với quản trị đơn vị sẽ giúp tăng tốc độ đáp ứng nhu cầu thị trường, giảm thiểu sai sót do các thao tác thủ công hoặc nhập thông tin nhiều lần, loại bỏ các lãng phí về nhân công, thời gian và cơ hội. Với cơ chế nền tảng kiểm soát kết hợp quản trị, hệ thống KSNB hoạt động hiệu quả, lãnh đạo có thể nắm được tình hình kinh doanh, có thể trao đổi giải quyết nhanh ngay nếu có sự cố mọi lúc, mọi nơi.

Thứ ba, nâng cao nhận thức và đẩy mạnh đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ, nhân viên, làm cho họ hiểu rõ tầm quan trọng, ảnh hưởng của cuộc cách mạng số đến hoạt động của TCTD và nhận thức đúng về cơ chế KSNB trong bối cảnh chuyển đổi số.

Các nhà quản trị TCTD cần có những nhận thức và tư duy đúng đắn về chuyển đổi số để có chiến lược tầm nhìn, sự thay đổi phù hợp và bắt kịp được với xu thế của thời đại. Cơ chế KSNB trong bối cảnh chuyển đổi số không thể chỉ chú trọng kiểm soát các hoạt động đơn thuần mà các TCTD cũng phải thay đổi công nghệ kiểm soát. Từ đó, mỗi cá nhân cần chủ động học tập, nâng cao trình độ chuyên môn và trình độ khoa học công nghệ để thích ứng với những yêu cầu mới của chuyển đổi số nâng cao trình độ công nghệ của đội ngũ quản lý và nhân viên.

Thứ tư, chú trọng đến an ninh mạng.

Các TCTD cần đầu tư, trang bị các giải pháp về an ninh, bảo mật, thường xuyên kiểm tra, giám sát việc tuân thủ các quy định về an ninh, bảo mật; phát hiện và xử lý kịp thời những lỗ hổng về bảo mật; bảo đảm bí mật thông tin, tránh rò rỉ thông tin dẫn đến những bất lợi không đáng có cho đơn vị; nâng cao năng lực tài chính, quản trị, nhất là quản trị rủi ro. Hạn chế được rủi ro sẽ giúp hoạt động KSNB trở nên hiệu quả hơn.

Tóm lại, trước bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ như hiện nay, hoạt động KSNB của các TCTD có nhiều thuận lợi nhưng cũng gặp không ít khó khăn và thách thức. Để thích ứng với những yêu cầu mới, các TCTD cần chủ động, tích cực phát huy những điểm mạnh, khắc phục những hạn chế, nắm bắt tốt các cơ hội và chủ động ứng phó với những thách thức…

Cần tăng cường hiệu quả hoạt động KSNB, đổi mới hoạt động KSNB theo hướng tăng cường ứng dụng công nghệ cao, nâng cao khả năng tiếp cận và thích ứng với những tiến bộ khoa học công nghệ, đẩy mạnh đầu tư phát triển cơ sở hạ tầng và đầu tư cho phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao, nâng cao năng lực cạnh tranh… Có như vậy hệ thống KSNB mới hoạt động hữu hiệu và giúp các TCTD đáp ứng được các yêu cầu mà chuyển đổi số đặt ra.

Tài liệu tham khảo:

1. Quốc hội (2015), Luật Kế toán số 88/2015/QH13, ngày 20/11/2015;
2. Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (2020), Thông tư số 06/2020/TT-NHNN quy định về KSNB, kiểm toán nội bộ, ngày 30/6/2020;
3. Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (2015), Thông tư số 30/2015/TT-NHNN quy định việc cấp giấy phép, tổ chức và hoạt động của TCTD phi ngân hàng;
4. COSO (2013), Internal Control - Integrated Framework, http://www.coso.org;
5. Thịnh Văn Vinh (2016), Hệ thống KSNB và kiểm toán nội bộ theo luật kế toán năm 2015, Tạp chí Tài chính.